Dokumentenmigration nach Papyrus: Best Practices anhand von DOPiX und IBMs ASF/DCF

Unternehmen stehen früher oder später vor der Herausforderung, ihre veralteten Dokumentensatzsysteme zu ersetzen. Die jüngste Ankündigung, die Wartung für DOPiX einzustellen, hat besonders auf dem deutschen Markt große Auswirkungen. Erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten, Geschäftsdokumente aus beliebigen Quellsystemen in Papyrus zu migrieren und wie dies nahtlos für IBMs ASF/DCF-basierte Dokumente geschieht.

Hintergrund

Wenn bestehende Dokumentensysteme aus verschiedenen Gründen ausgemustert werden sollen, weil sie z.B. nicht mehr gewartet werden oder selbstentwickelte Anwendungen endgültig durch Standardlösungen ersetzt werden müssen, erreicht dies die Aufmerksamkeit des C-Level-Managements und schärft das Bewusstsein für die Auswirkungen auf die tägliche Produktion. Daher ist es unbedingt notwendig bestehende Dokumente, Bausteine und deren Inhalte in Kombination mit der Geschäftslogik zu erhalten und in ein neues System zu migrieren.

Migration Best Practices

Papyrus bietet verschiedene Ansätze, die sich in vielen Migrationsprojekten bewährt haben. Ein wichtiger Aspekt ist es, eine Konsolidierung von Dokumenten und Bausteinen als Teil des Migrationsprozesses in Betracht zu ziehen, um den Vorteil der Beseitigung von Redundanzen und Ineffizienzen zu nützen, der sich aus der mehrfachen Pflege von Dokumentenvorlagen und der Verwendung für verschiedene Ausgabekanäle ergibt.

Papyrus hat erfolgreich von verschiedenen Dokumentenmanagementsystemen, Kundenkommunikationsanwendungen oder allgemeinen Dokumenten- und Formulardesignprodukten auf die Papyrus Plattform migriert, die on-premise auf physischen oder virtuellen Maschinen (Windows, Linux, AIX, HP-Unix, SUN, z/OS) oder in der Cloud laufen kann: IBM ASF/DCF, icon DOPE/Dialog, OpenText / Exstream / StreamServe, Modus, Pitney Bowes Business Insight DOC1, Adobe Design Produkte, Assentis / Smart Communications, Kühne und Weyh M/TEXT sowie Quadient.

Die Erfahrung zeigt, dass das Hauptziel von Migrationsprojekten in der Regel die Konsolidierung von Dokumenten und Inhalten für ein neues Dokumentenmanagement mit Single-Source Verwaltung und nicht so sehr die Automatisierung der Migration ist, auch wenn diese nach Möglichkeit automatisiert ablaufen soll. Ein typisches Beispiel sind viele Formulare, die sich zwar ähneln (z. B. der Namens-/Adressen-Teil der Formulare), aber nicht identisch sind. Daher ist es wichtig, einen Schritt weiter zu gehen, als sie nur eins zu eins zu migrieren, und so viele Elemente wie möglich wiederverwendbar zu machen. Dies bedeutet eine einmalige Investition, die in Zukunft zu erheblichen Einsparungen bei der Wartung führt. Eine vollautomatische Eins-zu-eins-Migration ist aufgrund von Inkonsistenzen, die sich über Jahre oder gar Jahrzehnte etabliert haben, weder gewünscht noch möglich. In verschiedenen Systemen existieren unterschiedliche Dokumentvorlagen und Textdefinitionen. Solche Redundanzen und Mehrdeutigkeiten im Inhalt und auch in der Geschäftslogik sollten durch eine Konsolidierung der Dokumentenvorlagen beseitigt werden. Dies kann erreicht werden, wenn im Migrationsprozess die Anzahl der Dokumenttextvarianten reduziert wird und wiederverwendbare Bausteinvorlagen eingeführt werden.

Papyrus Business Designer

Papyrus Business Designer spielt dabei eine Schlüsselrolle, da er die Fachabteilungen in die Lage versetzt, die Kontrolle zu übernehmen und die verfügbaren Migrationswerkzeuge zu nutzen, um den Dokumentenbestand in die zentrale Papyrus Vorlagenbibliothek zu migrieren. Alle Ressourcen sind durch das eingebettete Change und Release Management vollständig versionsverwaltet.

Produktionsprozesse für Batch- und On-Demand-Dokumente sowie für interaktive Dokumente nutzen die aktuell freigegebenen Ressourcen auf völlig transparente Weise. Zeitreisen ermöglichen es, Dokumente aus der Vergangenheit zu reproduzieren und zu simulieren, wie ein neues Dokument, das in Zukunft veröffentlicht werden wird, aussehen wird.

Beispielmigration: IBMs ASF/DCF und DOPiX

IBMs ASF/DCF Dokumente können mit Hilfe des Papyrus Migrationstools einfach in die Papyrus Business Correspondence Solution migriert werden. Dasselbe gilt für das deutsche Dokumentensystem DOPiX, das aus ASF/DCF hervorgegangen ist. Ein typischer Migrationsvorgang beginnt mit dem Import bestehender AFP-Ressourcen wie Schriften, Bildern und Formularen. Der Dokumenteninhalt wird während des Imports automatisch in Papyrus Korrespondenzbausteine konvertiert. Das Migrationstool prüft, ob Komponenten bereits vorhanden sind, um eine optimale Wiederverwendung zu gewährleisten, und erstellt neue Bausteine für noch nicht migrierte Inhalte, einschließlich der Geschäftslogik.

Personen aus dem Fachbereich, die mit der Migrationsadministration betraut sind, verwenden Papyrus Business Designer, um die Ergebnisse zu überprüfen und mit Testdaten alle relevanten Bedingungen zu simulieren. Bei Bedarf können Bausteine, Positionen, Schriftarten, Farben usw. feinabgestimmt werden, bevor das Release Management die Änderungen für die Abnahmetests im Fachbereich und schließlich für das Go-Live freigibt.

Zusammenfassung

Papyrus stellt verschiedene Migrationswerkzeuge zur Verfügung, die auf Basis der Anforderungen früherer Migrationen entwickelt und getestet wurden. Abhängig von den Konsolidierungsanforderungen sind manuelle Anpassungen an den migrierten Komponenten ein natürlicher Bestandteil eines Migrationsprojektes. Änderungen und Anpassungen können im Fachbereich einfach mit Papyrus Business Designer durchgeführt werden. Um mehr über die Möglichkeiten von Papyrus zu erfahren, lesen Sie auf unserer Website Papyrus Correspondence Business Designer oder bestellen Sie das Dokument Smart Document Design Best Practices.