Viaje hacia la transformación digital con Papyrus

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Papyrus: racionalice las operaciones y cumpla la normativa
Olvídese del papel, aumente la productividad, y garantice el cumplimiento con la solución Papyrus’ Content Governance. Se integra a la perfección con su suite de transformación digital y con un enfoque holístico.

• Elimine el papel en aras de la eficiencia y la accesibilidad
• Automatice tareas para liberar un tiempo valioso
• Cumpla la normativa de su sector con confiabilidad

Business Designer Content Governance

Las organizaciones deben adaptarse a los cambios y ser innovadoras y todo rápidamente. Las áreas IT tiene recursos y presupuesto limitados, siendo responsables de operaciones con gran riesgo técnico. Papyrus Business Designer Content Governance facilita a los usuarios o “desarrolladores ciudadanos”, tomar el control.

• 
  Organizar el contenido intuitivamente

  Cree espacios para departamentos y proyectos, con estructuras de carpetas claras para un fácil acceso.

• 
  Simplificar la clasificación de documentos

  Defina campos de metadatos (categorías y etiquetas) para categorizar fácilmente los documentos y garantizar una captura coherente de la información.

• 
  Automatizar las políticas de conservación

  Establezca reglas automáticas sobre el tiempo que tienen que conservarse los distintos tipos de documentos, garantizando el cumplimiento de la normativa.

Planificación de plantillas y archivado

Las plantillas definen la visibilidad inicial de un espacio y sus miembros con sus permisos de acceso. Refieren a un plan de ficheros que define cómo organizar el contenido. Se pueden establecer valores por defecto y configurar la automatización de acciones, como mover un documento a otra carpeta cuando los metadatos se actualizan con un valor determinado.

Contenido y metadatos

Los contenidos de las plantillas se clasifican por su taxonomía. Hacen referencia a un calendario de conservación, especifican permisos de acceso por defecto y elementos de metadatos. Cada elemento especifica si es obligatorio, si contiene información identificable de la persona (PII), su conservación, la posibilidad de búsqueda y quién puede acceder a él.

Retention schedule templates

Ciertos tipos de documentos deben conservarse en una organización durante un número de años establecido por ley. Por ejemplo, las facturas deben conservarse 5 años en España (10 años en Alemania) antes de que se permita su eliminación.

La planificación de calendarios de conservación define pasos como el expurgo, la transferencia y la puesta a disposición. Los pasos pueden activarse mediante eventos o fechas específicas (fecha de factura). El mismo calendario de conservación se puede aplicar a varios contenidos o tipos de registros.

Archivos

Los espacios de archivo permiten a los usuarios de negocio gestionar registros y colaborar en contenidos con colegas y usuarios externos. Estos espacios de documentos seguros pueden ser públicos, protegidos o privados, para satisfacer las diferentes necesidades de los departamentos, equipos y proyectos.

• 
  Colaborar de forma segura

  Acceso a archivos y acciones basado en permisos

• 
  Automatizar tareas

  Asignar tareas como firma y aprobación a usuarios

• 
  Gestionar versiones

  Controlar cambios y evitar duplicados

• 
  Buscar y encontrar

  Buscar por nombre, metadatos o palabras clave

Gestión de versiones

Búsqueda

Flujos de trabajo racionalizados

Puede crear reglas de automatización para una carpeta, al mismo tiempo que aplica reglas a sus emails para automatizar acciones repetitivas en archivos, tales como mover el archivo a una carpeta diferente, generar una versión PDF con marca de agua, establecer valores de metadatos o cambiar los permisos.

En otras situaciones, es posible que desee solicitar a un colega o departamento que actúe sobre un expediente, por ejemplo, actualizar metadatos o cargar una nueva versión antes de una fecha de vencimiento. Las solicitudes sobre archivos aparecen en la carpeta de solicitudes entrantes del usuario.

Los flujos complejos pueden diseñarse usando Papyrus Business Designer para la Gestión Adaptable de Casos.

Firma segura de documentos

Papyrus Sign ofrece a los usuarios opciones de firma electrónica segura. Elija entre varios niveles de firma, incluidas las firmas digitales estándar y las electrónicas cualificadas para obtener el máximo nivel de validez legal. Defina flujos de trabajo de firma personalizados que combinen la notarización blockchain para una verificación a prueba de manipulaciones o intégrelos con servicios de firma de terceros como DocuSign© para garantizar la prueba legal y autenticidad de sus documentos.

Auditoría

Mantenga control total sobre sus documentos con las funciones de auditoría y seguimiento de Papyrus. Realice seguimiento del ciclo de vida de los archivos con un registro detallado de cada acceso, edición, descarga, uso compartido, etc. Esto permite realizar un seguimiento de auditoría completo y una fácil reconstrucción del historial del documento. Acceda a los registros de auditoría en el Digital Workplace o expórtelos a formatos como CSV para su posterior análisis usando Papyrus Reporting.

Integración con servicios de contenidos

Los servicios de contenidos son la piedra angular de las operaciones empresariales y los escenarios de trabajo híbridos. Papyrus ofrece:

• Customer Communication Management consolida y gestiona todo tipo de documentos y canales de salida.
• Intelligent Document Processing ofrece captura, clasificación y extracción de datos con IA.
• Content Governance proporciona flujo de trabajo, notarización adicional de blockchain, firma digital certificada, períodos de retención y control de acceso.