Scegli Papyrus per il tuo percorso verso la trasformazione digitale

• Back to Solutions
• English
• German
• Italian
• French
• Spanish

Papyrus agevola l’organizzazione e garantisce la conformità
Elimina la carta, aumenta la produttività e garantisci la conformità con la soluzione di content governance di Papyrus. Integrazione perfetta con la nostra suite di trasformazione digitale per un approccio olistico.

• Elimina la carta per una maggiore efficienza e accessibilità
• Automatizza le attività per liberare tempo prezioso
• Rispetta le normative del settore in tutta sicurezza

Business Designer Content Governance

Le organizzazioni devono adattarsi più rapidamente al cambiamento e abbracciare l’innovazione. L’ IT dispone di risorse e budget limitati ed è responsabile delle operations e della spesa IT. La Content Governance di Papyrus Business Designer consente agli utenti delle strutture di business di assumere il controllo sui propri contenuti.

• 
  Organizza i contenuti in modo intuitivo

  Crea spazi dedicati per diversi reparti e progetti, con strutture di cartelle chiare per un facile accesso.

• 
  Semplifica la classificazione dei documenti

  Definisce i campi dei metadati (categorie e tag) per categorizzare facilmente i documenti e garantire un'acquisizione coerente delle informazioni.

• 
  Automatizza le policy di conservazione

  Imposta regole automatiche per stabilire per quanto tempo devono essere conservati i diversi tipi di documenti, assicurando il rispetto della normativa.

Modelli per l’organizzazione di spazio e file

Dei modelli definiscono la visibilità iniziale di uno spazio e dei suoi membri con le relative autorizzazioni di accesso. Oltre che definire come organizzare il contenuto. A livello di cartella è possibile impostare valori predefiniti e configurare azioni automatiche, ad es. spostare un documento in un'altra cartella quando i metadati vengono aggiornati a un determinato valore.

Modelli di tipo di contenuto e metadati

I modelli dei tipi di contenuto sono organizzati in una tassonomia di classificazione. Fanno riferimento a un programma di conservazione, specificando le autorizzazioni per l’accesso in modo predefinito ed elementi di metadati. Ogni elemento specifica se è richiesto e contiene informazioni di identificazione personale (PII), la sua conservazione, la ricercabilità e chi può accedervi.

Modelli di programma di conservazione

Alcuni tipi di documenti devono essere conservati all'interno di un'organizzazione per un numero di anni definito per legge. Ad esempio, le fatture devono essere conservate per sette anni negli Stati Uniti (ma 10 anni in Italia) prima che ne sia consentita l'eliminazione.

I modelli di programma di conservazione definiscono passaggi come cut-off, trasferimento e smaltimento. I passaggi possono essere attivati da eventi o date specifiche (data della fattura). Lo stesso programma di conservazione può essere applicato a più tipi di contenuto o record.

Spazi

Gli spazi consentono agli utenti delle strutture di business di gestire i record e collaborare sui contenuti con colleghi e utenti esterni. Questi spazi sicuri per documenti possono essere pubblici, protetti o privati, soddisfacendo le esigenze dei diversi uffici, team e progetti.

• 
  Collaboration in sicurezza

  Accesso a file ed azioni basato su permessi

• 
  Task automatici

  Assegnazione di task ad utenti, es di firma e validazione

• 
  Gestione delle versioni

  Tracciare le modifiche per evitare duplicazioni

• 
  Cerca e trova

  Trovare i file per nome, metadati (indici) o parole chiave

Gestione delle versioni

Ricerca

Flussi di lavoro semplificati

È possibile creare regole di automazione per una cartella, più o meno nello stesso modo in cui si applicano le regole alle e-mail per automatizzare azioni ripetitive sui file, come lo spostamento del file in una cartella diversa, il rendering di una versione PDF con filigrana, l'impostazione di valori di metadati o la modifica delle autorizzazioni.

In altre situazioni, si potrebbe voler richiedere a un collega o a un reparto di effettuare un’azione su un file, ad esempio l’aggiornamento dei metadati o il caricamento di una nuova versione prima di una data di scadenza. Le richieste sui file vengono visualizzate nella cartella delle richieste in arrivo dell'utente. I processi complessi possono essere progettati utilizzando Papyrus Business Designer per Adaptive Case Management.

Firma sicura dei documenti

Papyrus Sign offre agli utenti opzioni di firma sicura dei documenti elettronici. Scegli tra vari livelli di firma, tra cui firme digitali standard e firme elettroniche qualificate per il massimo livello di validità legale. Definisci flussi di lavoro di firma personalizzati che combinano la notarizzazione blockchain per la verifica a prova di manomissione o integra con servizi di firma di terze parti come DocuSign© per garantire la prova legale e l'autenticità dei documenti.

Auditing

Mantieni il controllo completo sui tuoi documenti grazie alle solide funzionalità di auditing e tracking di Papyrus. Tieni traccia dell'intero ciclo di vita dei file con un record dettagliato su ogni accesso, modifica, download, condivisione e altro ancora. Il sistema consente un audit trail completo e una facile ricostruzione della cronologia dei documenti. Si può accedere a questi registri di audit comodamente dal Digital Workplace o esportare i dati in formati comuni come CSV per ulteriori analisi utilizzando Papyrus Reporting.

Integrazione dei content services

I content services sono la pietra miliare dell’organizzazione e del lavoro ibrido. Papyrus propone:

• Customer Communication Management per consolidare e gestire tutti i tipi di documenti e canali di output.
• Intelligent Document Processing per l’acquisire, classificare ed estrarre dati mediante l’AI.
• Content Governance con la gestione del processo, la notarizzazione blockchain, firma digitale certificata, periodi di conservazione e controllo degli accessi.