Gouvernez Votre Transformation Numérique avec Papyrus

• Back to Solutions
• English
• German
• Italian
• French
• Spanish

Papyrus: Rationaliser les opérations et assurer la conformité
Passez au zéro papier, stimulez la productivité et assurez la conformité avec la solution de gouvernance de contenu de Papyrus. Intégrer de manière transparente avec notre suite de transformation numérique pour une approche holistique.

• Éliminer le papier pour plus d’efficacité et d’accessibilité
• Automatiser les tâches pour libérer un temps précieux
• Respecter les réglementations de l’industrie en toute confiance

Business Designer Gouvernance du contenu

Les organisations doivent s’adapter plus rapidement aux changements et adopter l’innovation. Le service informatique dispose de ressources et d’un budget limité, étant responsable des opérations et des dépenses IT. La gouvernance du contenu de Papyrus Business Designer permet à vos utilisateurs professionnels de prendre le contrôle sur ce dernier.

• 
  Organiser le contenu de manière intuitive

  Grace à des espaces dédiés aux différents départements et projets sous la forme d’une structure de dossiers claire.

• 
  Simplifier la classification des documents

  Définissez des champs de métadonnées (catégories et étiquettes) pour classer facilement les documents et garantir une saisie cohérente des informations.

• 
  Automatiser les politiques de rétention

  Définissez des règles automatiques concernant la durée de conservation des différents types de documents, afin de garantir le respect des réglementations.

Modèles de plans d’espace et de fichiers

Les modèles d’espace définissent la visibilité initiale d’un espace et les autorisations d’accès de ses membres. Ils font référence à un plan de classement qui définit la manière d’organiser le contenu. Les valeurs par défaut des dossiers peuvent être définies et l’automatisation des actions peut être configurée : déplacer un document dans un dossier lors de mise à jour de métadonnées.

Types de contenu et Modèles de Métadonnées

Les modèles de types de contenu sont organisés en règles de classification. Ils font référence à un calendrier de conservation, spécifient les autorisations d’accès par défaut et les éléments de métadonnées. Chaque élément précise si des informations pour identifier une personne (IPI) existent ou si elles doivent être recherchées via des règles de recherche, de conservation et d’accès.

Modèles de calendrier de conservation

Certains types de documents doivent être conservés au sein d’une organisation pendant un certain nombre d’années prescrites par la loi. Par exemple, les factures doivent être conservées pendant sept ans aux États-Unis (mais dix ans en Allemagne) avant d’être supprimées.

Les modèles de calendrier de conservation définissent des étapes, telles que la réduction des délais, le transfert, et la mise à disposition. Les étapes peuvent être déclenchées par des événements ou des dates spécifiques (date de facturation). Le même calendrier de conservation peut être appliqué à plusieurs types de contenu ou d’enregistrement.

Espaces

Les espaces permettent aux utilisateurs professionnels de gérer des documents et de collaborer sur le contenu avec des collègues et des utilisateurs externes. Ces espaces documentaires sécurisés peuvent être publics, protégés ou privés, afin de répondre aux différents besoins des départements, des équipes et des projets.

• 
  Collaborer en toute sécurité

  Accès aux fichiers et aux actions en fonction des permissions

• 
  Automatiser les tâches

  Assigner des tâches à des utilisateurs

• 
  Gérer les versions

  Garder une trace des modifications et éviter les doublons

• 
  Rechercher et trouver

  Recherche de fichiers par nom, métadonnées ou mots-clés

Gestion des Versions

Recherche

Des flux de travail rationalisés

Vous pouvez créer des règles d’automatisation pour un dossier, de la même manière que vous pourriez appliquer des règles à vos mails pour automatiser des actions répétitives sur des fichiers, telles que le déplacement du fichier vers un autre dossier, l’affichage d’une version PDF en filigrane, la définition de valeurs de métadonnées ou la modification des autorisations. Dans d’autres situations, vous pouvez demander à un collègue ou à un service d’agir sur un fichier, par exemple en mettant à jour les métadonnées ou en téléchargeant une nouvelle version avant la date limite. Les demandes relatives aux fichiers apparaissent dans le dossier des demandes entrantes de l’utilisateur.

Des flux de travail complexes peuvent être conçus en utilisant le Papyrus Business Designer pour Adaptive Case Management.

Signature de documents sécurisésn

Papyrus Sign offre aux utilisateurs des options de signature de documents électroniques sécurisés. Choisissez parmi différents niveaux de signature, y compris les signatures numériques standard et les signatures électroniques qualifiées pour le plus haut niveau de validité juridique. Définissez des flux de travail de signature personnalisés qui combinent la notarisation blockchain pour une vérification infalsifiable ou intégrez des services de signature tiers comme DocuSign© pour garantir la preuve juridique et l’authenticité de vos documents.

Auditing

Maintenez un contrôle complet sur vos documents avec les fonctions robustes d’audit et de suivi de Papyrus. Suivez le cycle de vie complet des fichiers avec un enregistrement détaillé de chaque accès, modification, téléchargement, partage, et plus encore. Cela permet une piste d’audit complète et une reconstruction facile de l’historique des documents. Accédez à ces journaux d’audit de manière pratique au sein de Digital Workplace ou exportez-les dans des formats courants tels que CSV pour une analyse plus approfondie à l’aide de Papyrus Reporting.

Intégration des services de contenu

PAPYRUS fournit les services de contenu, pilier des opérations métier et du travail hybride.

• La Gestion de la Communication Client consolide et traite tous types de documents et de canaux sortants.
• Le traitement Intelligent des Documents capture, classification et extraction des données par l’IA.
• La Gouvernance du Contenu gestion du flux, signature numérique certifiée avec une notarisation blockchain supplémentaire, gestion des périodes de rétention et des droits d’accès.