Businessanwender nehmen geschäftskritische Dokumente in die Hand

Wesentliche Vorteile:

• Modernes Smart Dokumentendesign per Drag & Drop
• Unterstützung für jeden Datentyp und jede Abfolge, nicht nur XML
• Dokumentenänderungen können flexibel und sicher in die Produktion überführt werden
• Eine Vorlage für alle Ausgabeformate (Print/ Web/ PDF/ E-Mail)
• Einheitliches Design für Batch/ Online/ Interaktiv/ On-Demand
• End-to-End-Automatisierung mit Print und E-Delivery, Archivierung und Berichterstellung

Das Konzept des Smart Dokumentendesigns ermöglicht umfassende Konsolidierung mithilfe von einem modularen, kanalübergreifenden Dokumentendesign für den gesamten personalisierten Output einer Organisation. Dokumentenvorlagen und Ressourcen werden unabhängig vom Dokumententyp - Batch, Online, Ad-hoc oder Interaktiv - und unabhängig vom Ausgabekanal NUR EINMAL definiert. Änderungen werden nur an EINER Stelle, und nur zu EINEM Zeitpunkt durchgeführt, und führen zur substantiellen Reduzierung der Anzahl der Vorlagen und des Wartungsaufwands.

Papyrus Business Designer führt eine neue, kollaborative Arbeitsweise für Business-Teams ein. Businessanwender arbeiten mit WYSIWYG- und Drag & Drop, und nutzen intuitive GUIs, modulare Dokumentenelemente und wählen Variablen aus Dropdown-Menüs aus, um erhebliche Zeiteinsparungen in der Phase des Dokumentendesigns zu erzielen. Sie können etwaige Änderungsanfragen rasch und kontrolliert bearbeiten und erhöhen somit wesentlich die Effizienz und Aktualität der Produktionsprozesse.

Change and Release Management

Dokumentänderungen werden direkt von den berechtigten Businessanwendern freigezeichnet und zu einem beliebigen Zeitpunkt für die Produktion bereitgestellt, ohne auf das nächste generelle Release warten zu müssen. Mit dem Abschluss des Release Management-Zyklus sind die Elemente in der Produktion verfügbar und können in verschiedenen Kommunikationsszenarien eingesetzt werden – in der Dunkelverarbeitung, zur On-Demand-Dokumentenerstellung, sowie für tägliches interaktives Briefschreiben verschiedener Geschäftsabteilungen.

Verwaltung und Versionierung von Bausteinen

Das System macht es für den Benutzer sichtbar, in welchen Dokumenten ein Element verwendet wird, welche Versionen und Varianten existieren und wie sich die Änderung eines Elements auf ein Dokument auswirkt. Im Falle des Änderungsbedarfs wird nur ein Baustein geändert und die Änderung automatisch auf alle Bausteine und Dokumentenvorlagen übertragen, die dieses Element referenzieren.

Regeln:

Der Papyrus Regeleditor unterstützt nicht-technische Businessanwender bei der Eingabe von Regeln in mehreren Sprachen mit einer syntaxfreien Eingabe nach klar definierbarem Schema. Jede Regel wird bei der Eingabe automatisch auf Syntax, Logik und Gültigkeit geprüft.

Variabler Inhalt:

Alle Datenformate und -Strukturen (nicht nur XML) können einfach und direkt ohne Datenmanipulation oder Tagging genutzt werden. Variablen können aus vielen Quellen stammen und werden je nach Bedarf über ein breites Spektrum von Papyrus Adaptern vom Dateisystem oder über Messaging in Echtzeit abgerufen.

Ad-hoc Webdokumente:

Diese Dokumente können direkt vom Unternehmensportal über Webformulare angefordert werden. Papyrus Portal-Adapter senden die Anfrage an den zentralen Server für die Ad-hoc-Zusammenstellung von Dokumenten im PDF- oder HTML-Format und die sofortige Sendung an den Webbrowser des Benutzers.

Interaktive und Wizard-gesteuerte Korrespondenz:

Endanwender nutzen die „In-Dokument“-Bearbeitung zur Eingabe von Daten, Aus- und Abwählen von Dokumentenbausteinen und direkte Editierung von dafür vorgesehenen Textstellen - alles in Abhängigkeit von ihren Berechtigungen und Dokumenteneinstellungen, wie definiert durch den Business Administrator. Der Rest des Dokuments bleibt gesperrt für Änderung. Papyrus Wizard führt Endbenutzer Schritt für Schritt durch Dateneingabe und kontextbezogene Entscheidungen und setzt auf Basis von bereitgestellten Informationen automatisch komplexe Dokumente zusammen.

Zielgerichtete Nachrichten, Hyperlinks und Response Management

Dokumente können personalisierte Nachrichten, QR-Codes und editierbare Formulare mit dem relevanten Inhalt und Hyperlinks, animierte Werbeaktionen mit Video- und Audiodateien, einstellbare Diagramme, dynamische Tabellen und White Space Management enthalten. Dank der integrierten Interaktivität kann auf jeden Klick und jede Nachrichtenzusendung sofort in Echtzeit reagiert werden.

Druck und E-Versand

Die Formatierung (AFP, PDF, PDF/A, PDF/UA, HTML5, Word) mit Index erfolgt in einem Durchgang. E-Versand per E-Mail kann auf Basis von Kundenpräferenz oder aktuellem Kundenkonversationskanal per Handy, SMS, E-Mail mit HTML oder PDF Anhängen, an eine HTML-Webseite sowie an einen Druckdatenfluss auf einmal gesendet werden.

Reporting:

Alle Aktionen im System und der gesamte Ablauf des Prozesses werden protokolliert. Berichte sind frei definierbar und können als AFP, PDF oder responsive HTML-Dokumente und/oder als Reporting Dashboards in Echtzeit zur Verfügung gestellt werden.