Case Study: CES clean energy solutions

Modernes Projektmanagement: Alle Informationen auf Knopfdruck

Der Mehrwert

• Digitale Kollaboration via Web, Social und Mobile
• Nahtloser Informationsfluss über Apps-, Tools- und Teams hinweg
• Nachverfolgung von der Idee zur Realisierung
• Produktivität, Flexibilität und Ausnahmebehandlung
• Hoher Nutzen durch die ML-gestützte digitale Projekt-Plattform

Snapshot

• Organization: Clean Energy Solutions (CES)
• Business Herausforderungen: Projektinformationsmanagement, hohes Maß an Komplexität, Digitale Kollaboration
• Ziele: Self-service for an improved customer experience; design and maintenance of business communication by business users (documents and self-service forms).
• Integration: Uber konfigurierbare Papyrus Adapter
• Solution: Papyrus Plattform mit Papyrus Capture, CCM, ACM, Content Services, Mobile

Das Unternehmen

CES Clean Energy Solutions ist das Kompetenzzentrum für die Energieeffizienz, erneuerbare Energien und nachhaltige Entwicklung. CES ist weltweit tätig und bietet Komplettlösungen aus einer Hand.

Das Herausforderung

Bei großen internationalen Bauprojekten arbetien viele Experten - Architekten, Planer, Gebäudetechnik, Designer und andere Teams - zusammen. Ihre Arbeit ist hoch spezialisiert und interaktiv, wobei viele Artefakte, die im Laufe des Projekts mit unterschiedlichen Werkzeugen erstellt werden, den exakten Projektanforderungen sowie nationalen und internationalen Standards entsprechen müssen.

Das hohe Maß an Komplexität eines solchen Projektes kann dazu führen, dass Ziele nicht erreicht werden, der Projektumfang unbemerkt wächst, oder dass Extra-Kosten anfallen.

Ein intelligentes Informations- und Datenmanagement-System, das effektive Zusammenarbeit aller Parteien unterstützt und den Informationsfluss über alle Aspekte des Projektes abdeckt, protokolliert und verwaltet, hat hier einen nahezu unschätzbaren Wert.

Die Lösung

Die neue 'Projekt Information Management (PIM)'-Lösung wurde gemeinsam mit CES entwickelt und verfügt über eine Reihe von Funktionalitäten, inklusive automatischer Informationserfassung, integrierter digitalen Kollaboration & Content Services und End-to-End- Nachverfolgung & Monitoring. Dank digitaler Kollaboration können am Projekt beteiligte Personen und Teams unabhängig vom Standort arbeiten. Die Lösung bietet eine Reihe an “Projekträumen” für verschiedene Aspekte der Projektarbeit:

• Einen privaten Kollaborationsraum für jedes Unternehmen, das am Projekt beteiligt ist
• Einen Raum für Personen und Kontakte
• Einen Raum für offiziell geprüfte und genehmigte Unterlagen und Baudokumentation
• Einen Designbereich, in dem Klienten und Designer zusammenarbeiten können
• Einen Bereich für rechtliche Angelegenheiten, etc.

Mitarbeiter können auf diese Bereiche zugreifen und Dokumente eigens erstellen sowie Entwürfe, PDFs, Zeichnungen, etc. hochladen oder per Drag & Drop beisteuern. Die gesamte Korrespondenz, die von außen kommt, wird automatisch erfasst und den relevanten Projektbereichen zugewiesen.

Das integrierte Berechtigungssystem stellt dabei sicher, dass Personen, die am Projekt arbeiten, ausschließlich auf Bereiche zugreifen können, die für sie vorgesehen sind. Das System führt vollständige Protokollierung aller Aktivitäten, wodurch eine Frage, ob, wann und wo ein bestimmtes Projektartefakt erstellt und für andere verfügbar gemacht wurde, gar nicht erst entstehen kann.

Durch die Integration mit BIM (Building Information Model) lassen sich 3D-Modelle mit Bauelementen (Fenster, Wände, usw.) einfach importieren und mit Kommentaren versehen. Die gesamte Arbeit wird versioniert und zur späteren Analyse und Verwendung gespeichert.

Alle Dokumente - Papyrus sowie Nicht-Papyrus (Excel, Word, usw.) - werden mit einem Zeitstempel versehen und die Informationen darüber, wer einen Inhalt erstellt oder geändert hat, vermerkt.

Projektarbeit erfordet Zusammenarbeit

Mitarbeiter können während Meetings Notizen machen, per Drag & Drop Bilder einfügen, sie mit Kommentaren versehen, etc. Die Notizen sind sofort im Projektmanagementsystem verfügbar und mit Volltextsuche auffindbar.

Das Team nutzt eine spezielle E-Mail-Funktion, um diverseProjektartefakte zu liefern. Es genügt, eine E-Mail mit Anhängen wie Scann-TIFFs, Excel-Tabellen, usw. an eine bestimmte Projekt-E-Mail-Adresse zu senden, und die Anhänge werden automatisch extrahiert und ohne manuelle Interaktion als Teil des Projektes gespeichert.

Die integrierte Chat-Funktion macht den Wechsel zu WhatsApp oder Skype überflüssig. Wenn ein Dokument benötigt wird, oder Informationen zu überprüfen sind, Mitarbeiter wechseln einfach zum Chat und teilen Dokumente per Drag & Drop.Alle Chats werden automatisch im System gespeichert und können über Jahre hinweg abgerufen werden.

Die Lösung ist als mobile App verfügbar. Mitarbeiter können somit Fotos vor Ort machen und sie sofort mit Notizen und Kommentaren versehen und versenden, bzw. Dokumente teilen und freigeben. Sie können sogar die Korrespondenz erstellen, die dem Projektteam sofort zur Verfügung steht, noch bevor der Mitarbeiter die Baustelle verlässt.

In der Zukunft sind weitere Pilotprojekte im In- und Ausland in Planung. Da ein Projekt nie bei null anfängt, wird z.B. die Erfassung anfänglicher Projektdokumentation und Informationen vollständig automatisiert. Dies ist eine große Hilfe für das Projektteam, insbesondere wenn große Mengen an Dokumenten und knappe Fristen zu erwarten sind. Darüber hinaus wird der ganze Content mit Tasks und Zuweisungen an interne und externe Parteien erweitert und somit automatisch umsetzbar gemacht (Actionable Content).