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Una pregunta que me hacen a menudo es: ¿es posible centralizar sistemas de documentos que han
crecido de forma dispar, con redundancias, ineficiencias y grandes esfuerzos de mantenimiento
de plantillas para distintos canales? Estos sistemas dispersos, el exceso de herramientas de
diseño obsoletas, sin soporte o no específicamente corporativas suponen un mantenimiento caro
y una barrera para la experiencia adecuada del cliente.
Los objetivos de proyectos de migración dentro de la transformación digital son más efectivos
cuando el foco se pone en la armonización y consolidación de los documentos existentes de toda
la empresa para la gestión desde una solución
única y corporativa.
Se hace más necesario que nunca enviar el mismo documento a múltiples canales, tradicional de
impresión o digital, dar respuesta a generación de alto-volumen y/o ad-hoc, documentos o
cartas que necesitan interactividad, u orquestación de mensajes digitales en tiempo real.
La experiencia muestra que las actualizaciones parciales y sin análisis previo no son
deseables por las posibles inconsistencias que pueden surgir. Existen documentos y
definiciones diferentes conviviendo en múltiples sistemas. Estas redundancias y ambigüedades
en el contenido y la lógica de negocio deberían ser eliminadas para centralizar las
plantillas, reducir variantes con el uso de building blocks reutilizables. Incluso si el foco
se pone en la consolidación más que en la automatización, siempre existe la opción de
automatizar usando scripts y herramientas adecuadas para ello.
La migración será más efectiva cuando se centre en los siguientes objetivos:
- Todos los documentos, building blocks, lógica de negocio y procesos deberían estar
totalmente versionados.
- Los equipos de negocio podrán gestionar documentos y contenido en múltiples idiomas y para
todos los canales de salida.
- IT gestiona la lógica compleja de negocio y las rutinas de lectura de datos.
- Es posible leer o personalizar los datos de entrada de cualquier formato y codepage sin
necesidad de intervenir sobre ellos, sin modificarse.
- Los cambios entre entornos DEV/TEST/PROD están controlados por una gestión implícita de
cambios & release.
- Recuperación de versiones históricas de documentos con recursos usados originalmente.
- Simulación de releases futuras con el uso de función de tiempo.
- La lógica de negocio puede ser definida por departamentos de negocio mediante Reglas de
Lenguaje Natural.
- Agrupación de building blocks para reducir los componentes reutilizables.
Ventajas de las migraciones desde la la plataforma Papyrus WebRepository con su herramienta Business Designer. Hemos migrado con
éxito varios sistemas de gestión documental, aplicaciones de comunicación con el cliente o
productos de diseño de documentos y formularios a la plataforma Papyrus, en máquinas físicas,
virtuales o en la nube.
. Nuestra experiencia incluye migraciones a Papyrus
desde MS Word/Visual Basic/Adobe/StreamServe/Doc1/OpenText/IBM ASF/DCF y otros.
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