Strategie di migrazione di sistemi documentali adatte alle sfide del futuro

Come possiamo consolidare i sistemi documentali in uso, diversi tra loro, accresciuti nel corso degli anni, che hanno portanto a ridondanze, inefficienze e complessità nel dover mantenere tutti i modelli di documento per canali di output differenti? Questa è una domanda che mi viene posta frequentemente. Soluzioni proprietarie frammentate e una vastità di strumenti generici non supportati per la progettazione di documenti, sono costosi da mantenere e spesso rappresentano l'ostacolo principale ad un customer engagement di successo.

Nella roadmap di trasformazione digitale, gli obiettivi di un progetto di migrazione sono più vantaggiosi quando l'attenzione è rivolta all’armonizzazione a livello aziendale e al consolidamento dei documenti esistenti, mediante un approccio univoco alla gestione documentale. Oggi più che mai è importante essere in grado di consegnare lo stesso contenuto di documento attraverso molteplici canali di output, dalla stampa al digitale, documenti ad hoc ed ad alti volumi, piuttosto che singole lettere commerciali interattive e messaggi in formato digitale in real-time e ben orchestrati.

L'esperienza dimostra che realizzare migrazioni one-to-one completamente automatizzate non è né desiderabile, né possibile a causa di incosistenze che emergono nel corso degli anni o addirittura di decenni. Nei vari sistemi coesistono diverse definizioni di stessi documenti e testi; queste ridondanze e ambiguità nel contenuto e nella logica di business dovrebbero essere eliminate consolidando i modelli di documento e riducendo le varianti di testo, con l’inserimento di blocchi predefiniti riutilizzabili. Ci si concentra sul consolidamento, ma anche l’automazione è possibile utilizzando gli script ed altri strumenti che mettiamo a disposizione.

La migrazione è più utile ed efficace quando ci si concentra sui seguenti obiettivi:

  • Tutti i documenti, i blocchi predefiniti, la logica di business e i processi sono completamente versionati
  • I team aziendali gestiscono documenti e contenuti multilingua per tutti i canali di output
  • Il dipartimento IT gestisce la logica di business più complessa e le routine di lettura dati
  • Dati in input in qualsiasi formato e codepage possono essere letti senza modifiche o personalizzazioni
  • Il passaggio tra DEV/TEST/PROD è controllato in modo implicito dal change&release management
  • Riproduzione di versioni storiche di documenti con le risorse utilizzate in origine
  • Simulazione delle release successive con la funzione di attivazione cadenziata
  • La logica di business può essere definita dai dipartimenti aziendali tramite Natural Language Rules
  • Raggruppamento di blocchi predefiniti per ridurre gli elementi riutilizzabili

Le migrazioni traggono vantaggio dalla piattaforma Papyrus WebRepository e dai tool di Business Designer. Abbiamo migrato con successo sulla piattaforma Papyrus vari sistemi di gestione documentale, applicazioni per la comunicazione ai clienti o prodotti generici per la progettazione di documenti e template, sia on premise, su macchine fisiche o virtuali, che in cloud. La nostra esperienza comprende migrazioni verso Papyrus da MS Word/Visual Basic/Adobe/StreamServe/Doc1/OpenText/IBM ASF/DCF e altri.

Richiedi il nostro Best Practices Migrations White Paper per conoscere le strategie, i vantaggi e le procedure, e pianificare una migrazione. Unisciti a noi, partecipando alle interessanti discussioni e presentazioni sui temi della migrazione e sulle soluzioni aziendali che ti preparano al futuro alla Papyrus Open House Global dal 12 al 14 giugno 2022. Global Open House Conference dal 12 al 14 giugno 2022.

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Cordiali saluti,
Annemarie Pucher
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