Come possiamo consolidare i sistemi documentali in uso, diversi tra loro, accresciuti nel
corso degli anni, che hanno portanto a ridondanze, inefficienze e complessità nel dover
mantenere tutti i modelli di documento per canali di output differenti? Questa è una domanda
che mi viene posta frequentemente. Soluzioni proprietarie frammentate e una vastità di
strumenti generici non supportati per la progettazione di documenti, sono costosi da mantenere
e spesso rappresentano l'ostacolo principale ad un customer engagement di successo.
Nella roadmap di trasformazione digitale, gli obiettivi di un progetto di migrazione sono più
vantaggiosi quando l'attenzione è rivolta all’armonizzazione a livello aziendale e al
consolidamento dei documenti esistenti, mediante
un approccio univoco
alla gestione documentale. Oggi più che mai è importante essere in grado di consegnare lo
stesso contenuto di documento attraverso molteplici canali di output, dalla stampa al
digitale, documenti ad hoc ed ad alti volumi, piuttosto che singole lettere commerciali
interattive e messaggi in formato digitale in real-time e ben orchestrati.
L'esperienza dimostra che realizzare migrazioni one-to-one completamente automatizzate non è
né desiderabile, né possibile a causa di incosistenze che emergono nel corso degli anni o
addirittura di decenni. Nei vari sistemi coesistono diverse definizioni di stessi documenti e
testi; queste ridondanze e ambiguità nel contenuto e nella logica di business dovrebbero
essere eliminate consolidando i modelli di documento e riducendo le varianti di testo, con
l’inserimento di blocchi predefiniti riutilizzabili. Ci si concentra sul consolidamento, ma
anche l’automazione è possibile utilizzando gli script ed altri strumenti che mettiamo a
disposizione.
La migrazione è più utile ed efficace quando ci si concentra sui seguenti obiettivi:
- Tutti i documenti, i blocchi predefiniti, la logica di business e i processi sono
completamente versionati
- I team aziendali gestiscono documenti e contenuti multilingua per tutti i canali di output
- Il dipartimento IT gestisce la logica di business più complessa e le routine di lettura
dati
- Dati in input in qualsiasi formato e codepage possono essere letti senza modifiche o
personalizzazioni
- Il passaggio tra DEV/TEST/PROD è controllato in modo implicito dal change&release
management
- Riproduzione di versioni storiche di documenti con le risorse utilizzate in origine
- Simulazione delle release successive con la funzione di attivazione cadenziata
- La logica di business può essere definita dai dipartimenti aziendali tramite Natural
Language Rules
- Raggruppamento di blocchi predefiniti per ridurre gli elementi riutilizzabili
Le migrazioni traggono vantaggio dalla piattaforma Papyrus WebRepository e dai tool di Business Designer. Abbiamo migrato con
successo sulla piattaforma Papyrus vari sistemi di gestione documentale, applicazioni per la
comunicazione ai clienti o prodotti generici per la progettazione di documenti e template, sia
on premise, su macchine fisiche o virtuali, che in cloud.
La nostra esperienza comprende migrazioni verso
Papyrus
da MS Word/Visual Basic/Adobe/StreamServe/Doc1/OpenText/IBM ASF/DCF e altri.
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2022.
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