Spunti di riflessione - Perché una strategia documentale?

Le organizzazioni investono da decenni in soluzioni di business document design. In effetti, molte aziende hanno investito in più di un sistema di progettazione e formattazione dei documenti. Si tratta però di un'arma a doppio taglio. Queste tecnologie disparate possono indirizzare delle esigenze specifiche, ma ostacolano l’obiettivo di un'esperienza cliente senza interruzioni e connessa e raramente soddisfano altri aspetti molto importanti come l'efficienza, la produttività e l'efficacia.

Per andare avanti è necessaria una scelta forte. Varie aziende, malgrado spendano molti soldi in tecnologia, stanno gestendo con molta difficoltà i canali digitali e cartacei abbinati a soluzioni puntuali, a causa della mancanza di una strategia documentale per la propria azienda. Senza di essa, quei canali digitali in rapida crescita portano ad incoerenze nella comunicazione, oltre che a complessità nella creazione e distribuzione dei documenti su canali sincroni e asincroni.

Puoi mirare più in alto! Una strategia CCM a livello aziendale aiuta a concentrarsi sulle esigenze commerciali, a raggiungere gli obiettivi di time-to-market ed aumentare i ricavi.

  • Consolidamento dei documenti basati su un’unica fonte
  • Disaccoppiamento dei documenti dalle applicazioni core aziendali
  • Prevenzione dell’overload dell’IT estendendo l’operatività anche ad altri team cross-funzionali in azienda
  • Riutilizzo dei contenuti per migliorare produttività e coerenza
  • Mantenimento di un messaggio corporativo unificato grazie all’utilizzo di una library unica
  • Fornire maggiore autonomia agli utenti direzionali per soddisfare puntualmente le proprie esigenze

Il consolidamento su una piattaforma CCM ridurrà il numero di modelli da mantenere a 1/4 o meno. Il disaccoppiamento delle applicazioni dei documenti aziendali dalle applicazioni core (ERP/CRM) si tradurrà in un notevole risparmio sui costi e sulle prestazioni, grazie alla possibilità di intervenire rapidamente quando è necessario apportare delle modifiche ai documenti. L'emergere di strumenti indirizzati ai team non tecnici alleggerirà il lavoro dall'IT e porterà una qualità migliore e risultati più veloci, consentendo di svolgere le attività all’occorrenza. Coerenza e produttività sono garantite dal fatto che gli utenti potranno condividere e riutilizzare i contenuti da una libreria centrale. In un processo di progettazione efficiente e unificato, gli utenti possono produrre documenti aziendali altamente personalizzati con design ottimizzato per il multicanale.

Siamo felici di supportarti con una piattaforma di CCM corporate che utilizza una tecnologia moderna, flessibile e adatta al futuro. Incontra i nostri clienti e scopri di più al prossimo Open House 2022, dal 12 al 14 giugno a Vienna, Austria.

I nostri esperti condivideranno la loro vasta esperienza nell'implementazione di soluzioni CCM aziendali e dimostreranno l'evoluzione complessiva degli strumenti di progettazione dei documenti. Puoi sperimentare le nuove capacità di progettazione abilitanti per il business sulla nostra piattaforma CCM/DMS, “single source”, disponibile on-premise, ibrida o in cloud, per l'uso nel Web e sui dispositivi mobili. La soluzione di Automated Document Factory con il Document Pool integrato, i content services ed il WebArchive sono altre aree chiave delle presentazioni tecnologiche.

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Cordiali saluti.
Annemarie Pucher
CEO, Papyrus Software
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