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Recentemente ho ricevuto una lettera da un'azienda multinazionale che ha voluto condividere con me le sue sfide riguardo la standardizzazione dei modelli di lettere generate dai vari sistemi di portafoglio, con la conseguente onerosa manutenzione ed un time2market non adeguato.
Innanzitutto, non possono propagare una modifica a tutti i modelli interessati. I paragrafi delle condizioni sono definiti in parte sui sistemi principali ed in parte sui template di lettera Word archiviati altrove. I loro template Word sono facilmente editabili e di conseguenza possono velocemente diventare inconsistenti. Si lamentano anche dell’inconsistenza delle variabili e della loro duplicazione, essendo definite nei sistemi core e nei sistemi di corrispondenza. Il tutto, combinato con il fatto che non c’è né il controllo della versione né capability di audit, le modifiche apportate a tali template di documenti ed alle definizioni delle variabili, può risultare in processi lenti ed inclini all’errore. Infine, c’è l'impossibilità di riconciliare lettere generate da meccanismi automatici da quelle manuali, lasciando l’azienda senza una visione generale sulla sua produzione.
I requisiti indicati richiedono un sistema di gestione della corrispondenza in grado di produrre le comunicazioni da un evento o dal personale, garantendo la compatibilità con tutti gli standard qualitativi interni. Ora è più facile avvicinare le tue lettere al business ed al Web! Gli strumenti di progettazione dei documenti aziendali consentono alle organizzazioni di raggiungere i propri obiettivi in modo tempestivo ed economico senza dover dipendere dal know-how tecnico IT.
Tutorial: Business Document Application Design
Tutorial: Business Forms Application Design
Con il supporto di Papyrus WebClient, gli utenti e gli operatori del “case” possono accedere ai template di lettere ovunque si trovino e creare facilmente documenti singoli o multipli e moduli che rispondono alle esigenze del cliente, semplicemente editando testo o rispondendo a domande in modo guidato. Documenti e moduli associati si collegano ai servizi di back-end che forniscono i dati richiesti in tempo reale.
Il sistema memorizza l’operatività dell’utente ed esegue il lavoro richiesto, assemblando automaticamente il documento che risponderà esattamente alla situazione specifica del cliente, tenendo conto di tutte le normative pertinenti e assicurandosi che non ci siano errori o omissioni.
Interactive Business Documents
Siete a conoscenza che Papyrus è stato riconosciuto come Customer Choice da Gartner nel 2020? I clienti Papyrus hanno valutato la nostra piattaforma CCM con una media di 4.5 stelle su 5.0 nel mercato del Customer Communications Management, all’interno del programma Gartner Peer Insights.
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