Migration to Modernize Insurance Correspondence

Il portale documentale migliora l’identità aziendale, l’efficienza e l’utilizzo

Il Business

Fondata nel 1880, l’Assicurazione RheinLand è uno dei pochi gruppi assicurativi oggi a maggioranza di capitale privato. Con all’incirca 880 dipendenti e 350 agenti di vendita, RheinLand, le sue controllate e una divisione bancaria e di intermediazione offrono insieme una vasta gamma di proposte di assicurazioni private e commerciali. Partner in cooperazione offrono prodotti assicurativi per l’assistenza sanitaria e le spese legali. RheinLand Insurance serve circa 2,5 milioni di clienti e una raccolta premi di 723 milioni di euro. La controllata Credit Life a Venlo/NL offre servizi vita e insoluti in diversi paesi dell’Unione europea.

La Sfida

La produzione centrale di tutta la corrispondenza delle Assicurazioni RheinLand era su mainframe IBM con ASF e DCG. Le applicazioni ASF erano usate sia stand-alone che integrate nel sistema di dialogo dell’area danni. In media, 300 utenti producevano 1300 documenti al giorno con picchi di 2500 e la stampa era disponibile centralmente o in reparti stampe. Si lavorava su un sistema di codifica collegato al sistema documentale.

Nel 2006 è partita l’analisi e la software selection per la migrazione delle lettere esistenti (1000 lettere con 7500 blocchi di testo) e alcuni processi di automazione. La decisione strategica fu di mantenere l’AFP, in particolare anche perché i documenti in stampa massiva (fatture, polizze) utilizzavano l’architettura AFP.

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La Soluzione

In aggiunta ai prodotti Papyrus esistenti, usati per la produzione batch, RheinLand ha installato i moduli Papyrus WebRepository e Client, completato il proof of concept per il nuovo sistema di Business Correspondence e concluso un primo progetto pilota per la UI nel 2007, avvalendosi della collaborazione dei consulenti ISIS Papyrus. La conversione dei moduli fu stabilita per la definizione delle lettere e degli elementi salvati in ASF e la conversione DCF verso il formato DFA strettamente rivista per garantire che la struttura dei documenti esistenti venisse mantenuta durante la migrazione.

Migrazione ASF/DCF verso Papyrus

La migrazione di lettere, così come il miglioramento della GUI del portale e l’integrazione con altre applicazioni, sono state svolte in tre fasi:

• Lettere per il ramo vita e la contabilità finanziaria
  
• Lettere relative ad assicurazioni combinate
  
• Lettere per il ramo danni

Attraverso questa graduale integrazione, RheinLand ha maturato un’esperienza adeguata sull’utilizzo e sulle funzionalità di Papyrus WebRepository tale da consentire di ottimizzare in modo significativo vari livelli:

• Raggiungimento dell’identità aziendale, con font ora conformi con la stampa massiva
  
• Visualizzazione WYSIWYG compresi overlay (fino ad ora non possibili con 3270 in emulazione)
  
• Correttore ortografico all’interno dello sviluppo della lettera e nell’immissione del testo libero
  
• Le opzioni per la formattazione nel testo libero
  
• Principio “Four-eyes“ sulla GUI del Web senza output cartaceo

Il sistema di acquisizione dati per ASF è stato collegato e ottimizzato con i sistemi Rheinland tramite l’interfaccia Papyrus. Inoltre, l’innesco per le lettere, che sono in parte prodotte anche in batch, è stato attivato attraverso l’adattatore Papyrus XML con i sistemi preesistenti.

La forte integrazione nel sistema di dialogo danni RheinLand (es. con la risposta dello stato di stampa) ha reso indispensabile avere diversi meccanismi per comunicare, attraverso Windows, tra l’ambiente mainframe e i prodotti Papyrus.

Portale RheinLand e Desktop GUIs

Con i prodotti Papyrus RheinLand è stata in grado di definire le GUI per gli utenti business che non utilizzano una workstation per il Designer.

Applicazioni per il Portale

• Portale per lettere
  
• Change Management
  
• Print Management (Vista del PrintPool)

Applicazioni Desktop

• Operatore di Sistema - Gestione delle code e dei tool
  
• Operatore Web - Gestione del Server Web

Migrazione dei modelli Word in Papyrus

Oltre a passare dai prodotti ASF/DCF nel 2011, il progetto ha riguardato la migrazione di circa 120 modelli MS Word nel nuovo sistema documentale denominato RheiKos (RheinLand System of Correspondence).

Questi modelli sono stati trasferiti ai dipartimenti business, tranne la soluzione mainframe. In futuro, più modelli di lettere verranno sviluppati ed utilizzati attraverso WebRepository.

Il Futuro

Un ampiamento della soluzione riguarderà il collegamento con la distribuzione e-mail, fax o lettera postale e la richiesta dei gruppi di business per essere autonomi nella gestione dei contenuti dei building block che costituiscono il documento finale.