Moderne Versicherungs- Korrespondenz und -Migration

Dokumenten Portal verbessert Corporate Identity, Effizienz und Benutzerfreundlichkeit

Das Unternehmen

Gegründet im Jahr 1880, ist RheinLand Versicherung heute eine der ganz wenigen Versicherungsgruppen mit mehrheitlich in privater Hand befindlichen Aktien. Mit rund 880 Mit­arbeitern und 350 Vertriebsmitarbeiter auf Voll­zeit­basis, ­­Toch­ter­­­­gesellschaften, und einer Brokerage und Banking Sparte verfügt RheinLand über eine breite Palette von pri­vaten und geschäft­lichen Versicherungsanboten. Kooperations­partner bieten Versicherungen für Gesundheits-und Anwaltskosten. RheinLand Versicherung hat rund 2,5 Millionen Kunden mit Prämien von € 723 Millionen. Die Tochtergesellschaft Credit Life in Venlo/Niederlande bietet ihren Kunden in verschiedenen EU-Ländern Lebensversicherungen und Restschuld Geschäfte.

Die Herausforderung

Die zentrale Produktion aller Briefe für RheinLand Versicherung erfolgte auf dem Mainframe mit IBM ASF und DCF ASF-Anwendungen, entweder eigenständig oder integriert in das Schaden-Dialogsystem. Im Durchschnitt produzierten 300 Benutzer ca. 1.300 Dokumente pro Tag mit Spitzen von bis zu 2.500 Dokumenten – der Druck wurde zentral oder auf Abteilungsdruckern durchgeführt. Es gab eine COLD Schnittstelle, welche mit dem Dokumenten-Management-System verbunden war.

Im Jahr 2006 wurde eine Vorstudie und Auswahl für ein Nachfolgeprodukt für die Migration bestehender Briefe (1.000 Briefe mit 7.500 Textblöcken) mit teilweiser Automatisierung eingeleitet. Die strategische Entscheidung war, AFP beizubehalten, vor allem weil Dokumente wie etwa Rechnungen oder Polizzen im Massendruck ebenfalls mit der AFP-Architektur arbeiteten.

---

Die Lösung

Ergänzend zu den bestehenden Papyrus Produkten für Batch-Serienproduktion, installierte RheinLand Papyrus WebRepository und Papyrus Clients. Danach führte man erfolgreich ein Proof of Concept für das neue Geschäftskorrespondenzsystem sowie eine Pilot-GUI im Jahr 2007 mit Hilfe von ISIS Papyrus Berater durch. Umstellungs-Module für Briefdefinitionen und Elemente, welche in ASF gespeichert werden, wurden angelegt. Der konvertierte DCF-to-DFA-Code wurde genauestens überprüft, um sicherzustellen, dass die Struktur der vorhandenen Dokumente auch nach der Migration beibehalten wurde.

Migration von ASF/DCF auf Papyrus

Die Brief-Migration, sowie die Verbesserung der Portal GUI und Integration in andere Anwendungen wurde in drei Phasen durchgeführt:

• Briefe betreffend Lebensversicherungen und Finanzbuchhaltung
  
• Briefe betreffend kombinierter Versicherungen
  
• Briefe betreffend Schaden-Dialogsystem

Durch diese schrittweise Einführung, erlangte RheinLand Versicherung relevante Erfahrung mit dem Potential und der Funktionalität des Papyrus WebRepository. Dies ermöglichte auf jeder Ebene eine weitere Optimierung:

• Durchgehende Corporate Identity - proportionale Schriftarten sind nun massendrucktauglich
• WYSIWYG-Ansichten inklusive Overlays (bis dahin bei 3270-emulation nicht möglich)
• Rechtschreibprüfung in der Briefentwicklung und bei Eingabe von Freitext
• Optionen für die Formatierung im Freitext
  
• „Vier-Augen-Prinzip“ auf Web-GUI - ohne Papierausgabe

Die Datenschnittstelle für ASF mit anderen RheinLand-Systemen wurde durch die Papyrus Schnittstelle deutlich verbessert. Darüber hinaus wurde der Auslöser für Briefe, welche zum Teil in ‚Batch‘ produziert werden, durch den Papyrus XML Adapter zu bereits vorhandenen Systemen aktiviert.

Zur Integration in das RheinLand Schaden Dialogsystem (z. B. mit Ansprechen des Druckstatus) wurden verschiedene Mechanismen zur Kommunikation via Windows, zwischen den Mainframe Umgebungen und den ISIS Papyrus Produkten umgesetzt.

RheinLand Portal und Desktop GUIs

Mit den Papyrus Produkten konnte RheinLand GUIs für Business-Anwender, die nicht mit Papyrus Designer arbeiten, definieren.

Portal Anwendungen

• Brief Portal
  
• Change Management
  
• Print Management (Sicht auf das PrintPool)

Desktop Anwendungen

• System Operator - Management von Queues und Tools
  
• Web Operator - Management des Web Servers

Migration von Word Templates auf Papyrus

Neben der Umstellung von ASF / DCF-Produkten im Jahr 2011 wurden bei dem Projekt rund 120 Word-Vorlagen in das neue Dokumenten System mit der Bezeichnung RheiKos überführt (RheinLand System der Korrespondenz).

Diese Vorlagen wurden in den Fachabteilungen unabhängig von der Mainframe-Lösung erstellt. In Zukunft werden weitere Briefvorlagen mit dem Papyrus WebRepository entwickelt und eingesetzt.

Die Zukunft

Eine weitere Expansion wird durch eine Verknüpfung mit Versand via E-mail, Fax oder Brief, sowie durch die Umsetzung eines dezentralen Text-Baustein-Managements in den Fachabteilungen erfolgen.